Choose a Language:
 
АНКЕТА
Бихте ли платили за онлайн консултантска услуга?
Не.При никакви условия.
Да.
Да. Всяка услуга си има цена.
   
НОВИНИ
27-11-2014 23:10
Намаляване на разходите и оптимизиране на дейността на фирмата

Представете си типично начало на работния ви ден. Започвате деня си с идеи за важните промени, стоящи пред фирмата ви, обмисляне на някой предстоящ проект, преглед на ефективността на служителите ви, или пък обмисляне на влиянието на последните данъчни и счетоводни промени върху бизнеса.

Но… след няколко минути започват обаждания от клиенти, проблеми с отсъстващ служител, спешна непредвидена среща с някого, и прочие… Постепенно се натрупват купища документи, изискващи подписа ви, и докато се усетите, работният ден е към края си. Това е често срещан проблем във всяка фирма – без значение от сферата и на дейност. Ето защо, тук сме подготвили 10 лесни начини, които да ви помогнат да опростите бизнеса си и да повишите ефективността на ежедневните задачи – а оттам и да намалите разходите си.

Опитайте се да приложите някои (или всичките) от написаните по-долу съвети, и може би следващият път ще ви остане време дори за почивка.

Технология

Правилните технологии могат да направят вашия живот и този на служителите ви доста по-лесен. Ето някои идеи, с които можете да направите начина на работа доста по-ефективен и модерен:

1. Използвайте централен сървър.  Един централен сървър в офиса ви може да действа като електронен кабинет, който да обединява купищата документация. Сървърът е нещото, което ще обедини офисните компютри, а създаването на обща поща може да намали разходите за канцеларски материали. Допълнително предимство е сигурността – можете да архивирате важните документи дори веднъж дневно.

2. Използвайте интернет, вместо телефон. Независимо от възможностите на съвременните смартфони, VoIP технологията може да предложи много по-голямо удобство и да спестите значителни суми. С тази технология можете да намалите разходите си не само за телефон, но и за куриерски услуги – като изпращате важните си файлове в електронен вид. Тези системи са сравнително нови, но стават все по-популярно средство за комуникация между фирмите.

3. Използвайте онлайн услуги. Облачният компютинг е световна тенденция, която тепърва ще навлиза и в България. Традиционният софтуер понякога може да струва значителни суми, а използването на безплатен онлайн софтуер може значително да оптимизира както разходите, така и работата – онлайн софтуерът е изключително опростен и лесен за научаване.

4. Изнесете информацията за фирмата си в интернет.  Вашият уебсайт трябва да бъде основното информационно средство, с което представяте пълната информация за фирмата си и услугите, които предлага. Не се притеснявайте да публикувате цялата информация за продуктите си – снимки, графици, таблици с цените и отстъпките, мнения на клиенти и прочие.

Освен това, един списък с често задавани въпроси и тговори може да намали времето, което клиентите ви изразходват, за да се запознаят с продуктите ви. Освен това по този начин спестявате и собственото си време – вероятно е уморително да отговаряте многократно на еднотипни въпроси.

Фирмените финанси

5. Оптимизирайте разходите си за банкови услуги. Един от най-важните активи за една фирма са паричните й средства. Но понякога е доста трудно да изчислите сумата на всички такси, комисионни и проценти, които банките удържат за услугите си. Причините за това са две – първо, самите банки не са заинтересовани да ви осведомят по прост начин колко в крайна сметка заплащате за услугите им, и на второ място – самото проследяване на тези разходи отнема доста време.

Накарайте вашия счетоводител да ви направи справка за ползваните банкови услуги и тяхната обща стойност за месеца. Това включва такси по обслужването на сметката, такси за преводите, лихвени плащания по кредитни карти, такси за извлеченията и прочие.  С тази информация можете да вземете информираното си решение – от кои услуги можете да се откажете.

6. Подавайте данъчните си декларации по електронен път. За щастие, данъчните власти в България от няколко години стимулират тази форма за взаимоотношения с държавата – причината за това е, че ако хората подават декларациите си по интернет, това ще намали разходите за административното обслужване на гражданите. Поради тази причина ви се предоставя отстъпка от дължимия годишен данък.

Друго предимство на това е, че спестявате времето, прекарано с разправии по опашки.

 7. Плащайте предварително месечните си сметки. Това е добър вариант, стига да можете да си го позволите. Всяка фирма има ежемесечни разходи – за телефон, интернет, телевизия и прочие. Много фирми – доставчици на комунални услуги предлагат възможността за предплащане с отстъпка от цената. По този начин, освен споменатите отстъпки, спестявате и разходите за банковите такси.

 8. Обновете счетоводната си система. Ако все още сте от фирмите, използващи Excel за осчетоводяването на ежедневните си операции,кризата е отлична възможност да внедрите и усъвършенствате технологията на отчетността във фирмата си. По този начин ще можете да посрещнете икономическото оживление много по-силни от преди.

Много фирми за счетоводен софтуер предлагат отстъпки от цените си, и помощ при първоначалното внедряване. Ползите от добрия счетоводен софтуер са дългосрочни, а инвестицията винаги се изплаща многократно – във вид на спестени разходи за труд, време и намаляването на грешките в работата.

9. Направете сравнение с други фирми, подобни на вашата. Често срещана грешка на малкия бизнес е да работи без да има ясна представа как се справя, в сравнение с другите фирми от бранша. Има някои ключови показатели, които могат да характеризират това – например нормата на печалба, оборотността на капитала, темпа на увеличаване на клиентите и други.

Най-вероятно, подобни данни можете да получите от вашия счетоводител или счетоводна къща – те със сигурност няма да ви издадат детайли за конкурентите ви, но биха могли да посочат слабите ви страни, и да ви дадат съвети относно оптимизиране на дейността.

10. Сключвайте застраховките си по едно и също време, в една и съща компания. Като се има предвид множеството застраховки, които се налага да сключвате, вероятно е добра идея да се опитате да синхронизирате датите им, на които изтичат. Предимствата са няколко – така намалявате риска да се окажете с изтекла застраховка, второ, при покупката “на едро” имате възможност да ползвате отстъпка от цената – особено ако сключвате новата застраховка при същата компания. И трето, така се освобождавате от досадното задължение да следите срока на всяка застраховка.

Източник: Публикувано от Димитър Тупаров
Търси в документи